Обзор системы управления задачами Worksection

0
94

Рассмотрим продукт Worksection.

Общая информация:

  • Год выхода на рынок: 2008
  • Разработчик: Worksection, Украина

Доставка: платно в облаке от 9$ до 149$ за компанию без ограничения количества сотрудников, но с дифференцированным ограничением функциональности в зависимости от тарифа. Для всех тарифов есть 30-дневный бесплатных пробный период. Также есть и совсем бесплатный урезанный тариф с крайне ограниченными возможностями (доступно только 2 проекта, 50мб места и практически не доступен весь остальной функционал продукта)

Локализации: система доступна на Английском, Русском и Украинских языках

Текущий статус: активно развивается

Интерфейс:

Первое впечатление о Worksection вроде складывается положительное — приятные цвета (хотя в последнее время только ленивый не использует градации синего в интерфейсах) и менюшки.

Изначально также может показаться, что интерфейс не перегружен кучей ненужных данных, однако при ближайшем рассмотрении оказывается, что визуальная составляющая продукта и навигация не так уж и близки к идеалу:

  1. Переключение между проектами сделано неудобно — вам понадобится каждый раз возвращаться на главную для переключения между проектами. Соответственно, пока вы просматриваете один проект у вас будет доступ к данным только по нему. Таким образом, если вы ведете или участвуете в нескольких проектах одновременно, вам постоянно придется перескакивать туда и обратно, и вы не сможете просмотреть файлы, календарь, задачи и активность для всех проектов сразу
  2. Нет индикации об изменениях прямо в приложении, вместо этого вы получите письмо и также запись на overview борде. Учитывая, что overview доска своя для каждого проекта (смотрите пункт выше) ее полезность также качественно теряется. Благо что пересылку email оповещений можно полностью либо частично отключить в настройках своего профиля.
  3. Список задач достаточно крупный и даже на больших разрешениях вы увидите в лучшем случае около десятка задач. Аналогично и с файлами (даже если вы зададите вид списком). При использовании на 13-дюймовых ноутбуках количество полезного пространства вообще крайне мало.

Также при просмотре задачи информация почему-то разбита на блоки и, например, ответственный и подзадачи показываются отдельно в правой части экрана

В целом, по интерфейсу складывается ощущение, что разработчики решили сэкономить на отдельной мобильной версии и специально увеличили все блоки на тот случай, если вы захотите открыть приложение на планшете или мобильнике.

Заявленные функциональные возможности

Сами разработчики заявляют о поддержке следующих возможностей:

  • Непосредственно задачи и проекты
  • Хранение файлов с возможностью подключить FTP хранилище
  • Календарь с поддержкой диаграммы Ганнта
  • Учет времени и Таймер
  • Учет финансов
  • SSL-шифрование данных
  • Размещение аккаунта на домене клиента
  • Резервное копирование данных

Что вызывает некоторое недоумение, последние три возможности доступны, только начиная с тарифа «Корпоративный» (от 49$ в месяц с компании).

Свой домен-то ладно, его мало кто предоставляет бесплатно, однако безопасность данных и резервное копирование уже давно является «Must have» стандартом серьезных бизнес-систем.

Впрочем, как отмечалось выше, и все остальные возможности продукта тоже «пляшут» в зависимости от выбранного вами тарифа

Теперь давайте пройдемся по функциональности по порядку:

Права доступа

Система прав доступа номинально присутствует. Вы можете поделить участников по проектам, задавать видимость задачам и файлам. Для каждой задачи и файла внутри проекта настройки прав можно указать отдельно, что, впрочем, является как плюсом, так и минусом, так как при большом количестве данных вы сможете быстро устать от постоянной рутинной операции настроек.

Проекты

Вся работа с задачами, как упоминалось выше, идет через проекты. В системе есть иерархия задач (3 уровня), что для большинства компаний вполне будет достаточно. Работа с подзадачами, с нашей точки зрения ведется не очень удобно, но и не так плохо, как могло бы быть.

При работе с проектами еще раз подчеркнем неудобство при работе в нескольких проектах одновременно — вам постоянно придется переключаться.

Задачи

В самих задачах вы можете задать значения для ряда стандартных полей: Тема, Ответственный (он же чаще именуемый исполнитель в других системах), Приоритет (по шкале от 1 до 10), Описание, Даты начала и окончания задач, Предполагаемые затраты, а также подписчиков (наблюдателей) задачи.

К задачам можно прикреплять файлы, правда по какой-то причине разработчики решили, что все файлы, прикрепленные к задачам, должны обязательно попадать и в файловое хранилище проекта. При тестировании системы также был замечен существенный недостаток — при указании крайних сроков можно задать только дату, но не время.

Отдельно стоит сказать про поле «Метка», которое представляет собой нетипичную смесь из тэгов и статусов задачи. По умолчанию, метками вы можете задать только один тэг для статуса задачи и любое количество других тэгов, используемых в системе — все они будут прикреплены к задаче единым полем.

Задание статусов через «Метку» скорее всего обусловлено тем, что ранее такого поля как «Статус» в принципе в системе не было, поэтому совсем недавно разработчики выкрутились именно таким образом (обновление от 15/09/2014).

Фильтры

Есть целый набор довольно практичных фильтров, созданных разработчиками по умолчанию, а также есть несколько типов сортировок. Помимо этого, присутствует и функциональный расширенный фильтр. Но, к сожалению, свои фильтры сохранять нельзя

Кастомизация и рабочий цикл задач

В целом, как таковая настройка задач «под себя» почти отсутствует и сводится к тому, что вы можете создавать новые метки и немного подстраивать их под себя (можно, например, разрешить задавать несколько статусов задачи одновренно). Притом метки по умолчанию названы на английском, и вы не сможете их удалить. Мы не нашли возможности создавать свои поля.

Учет времени

В системе присутствует достаточно простой учет времени путем заполнения поля «Затраченное время». При выполнении задачи вы можете указать количество часов, затраченных на выполнение задачи. К сожалению, нет возможности вносить затраченное время относительно каждого дня, в течении которого задача была в исполнении, а доступна только итоговая цифра, которую исполнитель может указывать, когда захочет.

Что-то подсказывает, что вся схема временного учета в Worksection будет работать только в условиях наличия отличной самоорганизованности и ответственности участников команды. Возможно мы ошибаемся?

Диск

Хранение файлов в системе реализовано. При необходимости возможно подключить внешнее FTP хранилище. Проблема в том, что в файловом хранилище нельзя создавать папки, поэтому при обилии файлов система наверняка превратится в свалку.

Спасти ситуацию разработчики предлагают добавлением все тех же меток и поиском. Возможно, для кого-то это и решит проблему, но для больших проектов решение явно неидеальное.

Импорт/экспорт данных и интеграция

Возможно загрузить свои контакты через CSV, а также получить данные из Basecamp, Asana, Megaplan или MS Project. Протестировать как происходит импорт данных нам пока не довелось. Странно, что после создания первого проекта вручную, данная возможность в принципе скрылась куда-то в недра приложения и отыскать ее повторно не удалось.

Помимо этого, есть интеграция с Google Drive, Google Docs и Google Calendar. Что несколько может освежить несколько простоватую систему хранения файлов.

Календарь

Календарь был бы довольно стандартным, но в нем вы можете добавить и просматривать только задачи. Возможности добавить просто события почему-то нет и это однозначный минус. Для задач, в календаре есть набор цветов, которыми подкрашиваются задачи в зависимости от попадания в сроки, отдельно также показываются целиком проекты.

К календарю добавлена диаграмма Ганнта (она же ленточная диаграмма).

По идее скрасить предоставленный разработчиками календарь может интеграция с Google Calendar

Чего не хватает системе Worksection?

Кроме доработки существующего функционала нету в системе еще нескольких ожидаемыех вещей:

Нет системы общения — никакой, максимум пользователи могут обмениваться комментариями для задач.

Нет никакой аналитики, за исключением, наверное, простых отчетов по потраченному времени и бюджетным ожиданиями. В этом контексте термин «Учет финансов», который указывают разработчики на продающем сайте смотрится как-то неказисто.

Проанализировать эффективность работы сотрудников без использования сторонних сервисов силами одного Worksection будет уж очень проблематично

Не ведется логирование истории задач (только если через почтовые уведомления)

Резюме

С точки зрения нашей редакции, Worksection вполне может подойти небольшим командам (до 10 человек) с небольшим количеством проектов и задач. Компании же, оперирующие большими объемами данных, скорее всего найдут данную систему управления задачами неудобной.

У системы в принципе есть потенциал, но разработчикам придется еще существенно поработать как над визуальной, так и функциональной составляющей. А пока они будут это делать, многочисленные конкуренты наверняка не упустят возможности отнять кусок пирога