Система автоматизации бизнеса Мегаплан

0
81
реклама

Мегаплан сегодня у многих на слуху, потому что, во-первых, это довольно старый игрок на рынке систем автоматизации, во-вторых, он ведет довольно агрессивную маркетинговую политику.

Эту систему для управления проектами и задачами выбрало довольно много компаний на пост-советском пространстве, и пропустить обзор Мегаплан было бы, безусловно, глупо.

Так как сегодняшний Мегаплан — это мультифункциональный комбайн, который, помимо стандартного функционала управления задачами, содержит в себе CRM и управление финансовыми инструментами, то в контексте данного обзора мы не будем сваливать все в кучу и посмотрим на него только через призму управления задачами.

реклама

К слову, следует отметить, что в данный момент компанией активно разрабатывается Мегаплан 2. 0. Система пока доступна только в бета-доступе, и ее возможности мы тоже пока рассматривать не будем. Итак, начнем.

Общая информация

Год выпуска: 2007

Разработчик: Мегаплан, Россия (в 2012 году 51% акций Мегаплана был куплен компанией 1С, которая в свою очередь разрабатывает конкурентный продукт Битрикс24)

Доставка: продукт доступен для использования как в облаке, так и в коробочной версии. Построение цены довольно сложное и основывается на калькуляторе тарифов в зависимости от следующих параметров: выбор облачного либо коробочного использования, количество подключенных сотрудников, выбранный уровень подключенного функционала.

Относительно доступного функционала система делится на три уровня: первый уровень даст возможность работы с задачами, сотрудниками и файлами, второй уровень подключает CRM инструменты, третий уровень подключает финансы и возможность интеграции с 1С. При подключении только задач (первый уровень), минимальная цена облачного решения составит 1450 российских рублей за 5 сотрудников в месяц (меньше указать нельзя).

Коробочная версия для 10 пользователей будет стоить 47400 российских рублей (меньше 10 пользователей указать нельзя). Помимо этого, есть бесплатный тариф, при котором можно зарегистрировать 7 сотрудников, но единовременно онлайн могут быть только трое.

  • Локализация: полностью на Русском
  • Мобильная версия: есть (iOS и Android)
  • Текущий статус: активно развивается

Интерфейс

Мегаплан давно и активно пиарится тем, что интерфейс его системы с самого момента появления был разработан скандально известной студией Артемия Лебедева. По поводу работ данной студии (и лично ее арт-директора) в разное время с периодичностью возникали и возникают ожесточенные споры в дизайнерской среде, но надо право сказать, что их интерфейсы и дизайн решения редко когда оставляют людей равнодушными (к чему видимо студия и стремится) и вызывают либо отвращение, либо восхищение.

Сразу оговорюсь, что в данном контексте, если рассматривать конкретно дизайн приложения Мегаплан, то я лично субъективно скорее всего отношусь к первой категории, хотя и неоднократно слышал и диаметрально противоположную точку зрения. Тем не менее, далее я буду говорить о своих ощущениях при использовании данной системы и если ваше мнение будет отличаться, вы можете сказать об этом в комментариях. Теперь к самому дизайну.

На данном этапе интерфейс представляет собой следующее: в верхней части страницы расположено главное меню приложения с доступом ко всем основным модулям, в левой части экрана для каждого модуля располагается подменю, а также дополнительные опции (например, фильтры для задач), остальная часть экрана занимается под рабочую область. К низу страницы также навязчиво прибита раздражающая строка поиска. Что помешало вынести ее куда-нибудь в главное меню — мне непонятно. И отключить ее кстати нельзя.

В целом, концепция организации рабочего пространства и навигации ясна (не считая поиска) и довольно часто используется в бизнес-системах разного рода.

Но здесь есть один раздражающий фактор: следуя некоторым подходам построения дизайна, интерфейс был спроектирован так, чтобы якобы наиболее значимые поля для пользователя выделялись больше, чем другие, что в принципе правильно, так как пользователи хотят видеть основное.

В Мегаплане, по итогу, получается, что любая страница представляет собой набор разного рода текста и элементов управления, отличающихся по размеру или цвету в зависимости от той самой субъективной «полезности» для пользователя, из-за чего страницы при просмотре выглядят сумбурно и на них в принципе сложно выделить нужную информацию. Поверх этого накладывается наличие огромных рекламных баннеров в бесплатной пробной версии.

Боюсь предположить, но мне кажется, что результатом этого «безумия» у доброй половины пользователей, в первый раз увидевших Мегаплан, складывается негативное первое впечатление, они не хотят разбираться во всех этих премудростях и покидают приложение. По крайней мере, прямо при мне как-то два бизнесмена, обсуждающих внедрение системы управления компанией, открыв интерфейс заявили, что «здесь ничего не понятно» и решили незамедлительно продолжить поиски подходящего решения среди конкурентов.

Чтобы как-то решить данную проблему, при регистрации компания насильно навязывает указание вашего контактного телефона, на, который с периодичностью будут звонить специалисты из службы продаж и вежливо расспрашивать вас о вашей компании, планах на использование продукта и рекомендовать обучающие материалы и видеоролики по интеграции системы.

Такой персонифицированный подход, конечно, дает свои плоды, ведь кому-то сложно отказать приятной вежливой девушке на другом конце провода, и пользователи честно читают немаленькие мануалы и пробуют снова. Люди так устроены, что через некоторое время привыкают ко всему, и перестают обращать внимание на недостатки эргономичности (а как например оправдать то, что, к примеру, SAP до сих пор используется?).

К слову, что косвенно подтверждает мою точку зрения, в новой версии Мегаплана (2. 0), которая скоро планируется к выходу, интерфейс кардинально изменился. Правда, по иронии, данный проект курируется бывшим выходцем из студии Артемия Лебедева Дмитрием Плотниковым, который перешел в Мегаплан в 2010 году. Именно он, работая у Лебедева, и спроектировал «первый» Мегаплан, который мы сейчас рассматриваем.

Что кроме неудобства еще надо сказать об интерфейсе?

При тестировании были замечены периодические притормаживания при переходах по страницам. Задержки не существенные, однако несколько раздражают. Интересно будет изучить поведение системы при наличии сотен задач и событий

Вашему первому пользователю, по умолчанию, установлен аватар с изображением Чебурашки. Очень по-русски, но как-то навевает несерьезностью.

Функциональные возможности

Отойдя от интерфейса, давайте рассмотрим функциональные возможности системы при управлении задачами и проектами.

Задачи

Конечно, в системе управления задачами вы можете поставить задачу. В самом простом варианте у Мегаплана можно указать тему, описание (можно прикрепить файл), конечное время, а также ответственного. Приоритеты отсутствуют, вместо этого есть галочка «Горит». Почему-то мне сразу же представилось 10 задач в списке и все «горящие» — бедный исполнитель. Далее идут четыре дополнительные опции со своими полями. Опции можно включать/отключать по желанию:

Участники — можно указать соисполнителей, аудиторов (они же проверяющие), заказчиков, что показывает ориентацию системы на работу не только со с внутренними сотрудниками, но также и другими участниками вашего бизнес-процесса

Планирование — здесь указываются даты плана работ (старт, длительность, финиш), плановые трудозатраты (ожидаемое потраченное время), предыдущие задачи. Что явно смутило конкретно в этом пункте, это отсутствие взаимосвязи между данными. Например, можно указать крайний срок (дедлайн) в шапке задачи на одну дату, а дату окончания в разделе планирования совершенно другую. Или же в поле трудозатраты указать какой-нибудь невероятный срок (101 год для примера), что показывает, что это поле вообще не более чем текст-пометка для исполнителя.

Повторение — задачу можно повторять и это хорошо. Что плохо, если вы, например, не заполните какое-нибудь поле в опциях повторения, которое было бы логично заполнить (например, дату с которой начинать повторение) и попробуете сохранить задачу, то система Вам выдаст сообщение «При заполнении формы допущены некоторые ошибки» и все. Как оказалось, такой же результат можно получить и с другими полями формы.

Для серьезной бизнес-системы, в которой вы, возможно, будете создавать десятки задач за час, отсутствие корректного сообщения при заполнении полей (валидации) это непростительная роскошь.

Дополнительно — здесь доступны еще два поля: «бонус/штраф», для фиксации вознаграждения или штрафа за выполнение/не выполнения задания с указанием валюты, и «надзадача» — поле которое по сути делает новую задачу подчиненной. Интересно, что не указывается за что же получит исполнитель штраф.

Всего я насчитал более 25 полей, которые потенциально можно заполнить. Благо, что эти секции можно скрывать, иначе задача при создании или редактировании становится просто нечитаемой, особенно в виду специфики описанной выше в соображениях по поводу интерфейса. Кстати, при создании задачи следует отметить, что часть рабочей области справа остается неиспользованной.

Лучше бы вместо увеличения вертикального скролла поля на форме располагались более рационально. Похоже это все та же самая популярная проблема, когда разработчики старались угодить владельцам планшетов и на момент создания проекта еще не знали, как сделать сайт резиновым. Это актуально и для других страниц Мегаплана. (Вообще этим грешат и другие системы, которые мы рассматривали. Например, Worksection или Track-task).

Если вы думаете, что это все, что можно сделать с одной простой задачей, то вы ошибаетесь.

Открыв задачу на просмотр, вы сможете сделать еще несколько действий:

  • Можно добавить тэги (в системе называются метками)
  • Добавить события, связанные с данной задаче — в системе они называются «делами»
  • Оставить комментарии
  • Добавить «веху».

Чтобы узнать, что это такое «Веха» пришлось полезть в справочную информацию системы. Оказалось, что это своего рода отправные точки для задачи — какие-то события, которые не привязаны к непосредственно выполнению задачи или ее подзадач. Кто додумался назвать это «вехой» я не знаю.

Добавление подзадачи

Собственно, управлять состоянием выполнения задачи. То есть здесь исполнитель может принимать задачу (автоматически принимается, после первого открытия) к исполнению и отправлять задачу на проверку. Автор задачи также сможет отредактировать задачу.

Отмечу, что для кого-то станет большой проблемой то, что Мегаплан, в целом, напрямую не поддерживает процессуальный подход к выполнению задач. По аналогии с другими системами, это означает, что вы не сможете настроить и выполнять задачу по этапам разными исполнителями. Для того, чтобы это решить, Вам придется использовать обходные пути.

Манипуляции со списком задач

Тут надо сразу отметить еще один большой «косяк» — список задач не обновляется динамически. То есть, если вы просматриваете список задач и для вас поставили новую задачу, то узнать об этом вы сможете только из письма или после обновления страницы. Исключением тут становятся только «горящие» приоритетные задачи — для них имеется отдельное оповещение в нижней части страницы возле поиска.

Сам список задач имеет три вида для отображения:

Простой список

Список задач иерархией, где вы сможете также просмотреть подзадачи. Как оказалось, правда, их можно просмотреть и в обычном списке. Возможно тут имеется еще какой-то механизм для отображения иерархия

Задачи на диаграмме Ганнта

Из дополнительных «плюшек»:

  • Прямо из списка можно распечатать задачи на принтере либо сохранить в Excel.
  • В списке задач можно показывать и скрывать колонки для отображения.

Для всех видов списка задачи присутствуют достаточно мощные фильтры. При этом фильтры можно сохранять и это однозначный плюс.

Проекты

Проекты в Мегаплане больше похожи на задачи, точнее на одну большую надзадачу. С проектами можно делать все те же действия как с задачами: открывать/закрывать, комментировать, назначать участников (исполнителей, аудиторов, заказчиков), добавление задач и подпроектов, учитывать время и так далее.

Все это обеспечивает наличие большого количества уровней вложенности. По первичному тесту, нам было тяжело судить об удобстве всей этой организации, однако, если вы ранее работали с более формализованными системами, то такая организация проектов покажется как минимум непривычной.

Файловое хранилище

В Мегаплане оно называется «Документы». Сюда можно загружать файлы размером до 200 мегабайт, задавать видимость файлам (кто может просматривать) и комментировать. В левой части страницы есть фильтр по наиболее популярным типам файлов.

Также можно задавать метки (тэги).

Само по себе файловое хранилище организовано через древовидную структуру, при использовании оно в целом понятно, но как минус немного подтормаживает при переходах по страницам (папкам)

Как вариант, Мегаплан также рекомендует попробовать интеграцию со сторонними файловыми хранилищами.

Система прав доступа

Система прав доступа присутствует для файлов и задач. Она простая и сводится к делению мира на черное и белое: или вы можете получить доступ к проекту, задаче, файлу и т. п или нет. Помимо этого, в настройках вы можете указать дополнительные ограничения сотрудников по всей системе в целом: например, добавить сотрудников в ряд администраторов проектов или дать возможность добавлять сотрудников и редактировать их зарплату.

Средства общения

Помимо обмена сообщениями в комментариях, пользователи могут использовать одноименный модуль «Сообщения». Под этим названием в Мегаплане используется «полумера» в виде сообщений, реализованных по типу форумных движков. Реальным чатом это не является, но, наверное, лучше так, чем никак. Тем не менее, заменить Skype вам скорее всего не получится.

В качестве дополнения к данному функционалу, совсем недавно стало возможным заинтегрировать свою почту таким образом, чтобы письма из вашей почты попадали в данный раздел. С моей точки зрения, маловероятно, что без доработок данная возможность будет особо востребованной.

Календарь

Здесь он называется «Дела».

Календарь довольно стандартный. Поддерживает интеграцию с Google Calendar и iCal.

События можно создавать для нескольких сотрудников (для организации планерок, например). Есть возможность настроить повторения событий и оповещения о событиях.

Что странно, но не критично — отсутствует отображение календаря с видом по месяцу.

Управление сотрудниками

Многие системы пренебрегают данным функционалом, но в Мегаплане он присутствует. Помимо добавления сотрудников, вы можете формировать структуру компании, управлять отпусками и зарплатами, раздавать бонусы.

Здесь есть ряд явно неудобных моментов, но как отмечалось выше, в принципе само наличие данных возможностей уже является плюсом.

Кастомизация

В контексте работы с задачами подстройка под себя возможна, но будет стоить она немалую единоразовую стоимость в размере 10000 российских рублей. За эту сумму вы получите возможность создавать свои поля для задач

Резюме

Учитывая, что Мегаплан сегодня — это один из лидеров рынка, то приступая к его рассмотрению, видимо, наши ожидания были несколько завышены. Да, система умеет многое, но при работе с задачами также имеет и ряд существенных недостатков: отсутствие гибкой системы ролей, запутанный интерфейс, отсутствие процессуального подхода в задачах, урезанная система общения и хранения файлов, периодические «подтормаживания» и другие недочеты не позволяют нам сказать, что он является универсальным решением для управления проектами и задачами в любой компании.

Помимо этого, данный продукт на сегодня довольно дорогой и даже подключение самого простого функционала для 5 пользователей будет стоить вам около 45$ в месяц.

реклама